PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH

—♦—

I. TÊN GỌI

Tiếng Việt: Phòng Tổ chức – Hành chính

Tiếng Anh: Office for Personnel and Administration

TS. Nguyễn Tiến Long

Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính

Giảng viên chính
Email: ntienlong@hueuni.edu.vn
Số điện thoại: (+84) 0914 415 198

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

2.1. Chức năng

Phòng Tổ chức – Hành chính (TC-HC) có chức năng tham mưu, giúp việc cho Viện trưởng trong các hoạt động chung của Viện. Quản lý, triển khai công tác tổng hợp, tổ chức bộ máy, nhân sự, hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ, thi đua, khen thưởng, đối nội, đối ngoại, lễ tân khánh tiết, thông tin tuyên truyền, công tác chế độ chính sách, bảo hiểm xã hội, quản lý cơ sở vật chất, công tác kế hoạch, tài chính – kế toán, an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, cảnh quan môi trường, công tác y tế, vệ sinh, … của toàn Viện.

2.2. Nhiệm vụ

2.2.1. Công tác tổ chức bộ máy, nhân sự         
– Quản lý, hướng dẫn thực hiện chế độ chính sách, tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
– Quản lý hồ sơ nhân sự, sổ bảo hiểm xã hội của viên chức – lao động; cập nhật và quản lý thông tin viên chức – lao động.

2.2.2. Công tác tổng hợp

– Lập chương trình kế hoạch tuần, tháng, học kỳ và năm học; làm báo cáo công tác tháng, học kỳ, năm học, các loại báo cáo khác theo yêu cầu của Viện và của Đại học Huế.
– Chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp Hội nghị viên chức – lao động hàng năm, các hội nghị tổng kết chuyên đề, tổng kết năm học; Thư ký các cuộc họp, các buổi làm việc của lãnh đạo Viện.
– Theo dõi, làm tốt công tác thông tin giữa Viện và các đơn vị trực thuộc Viện, giữa Viện với cấp trên và các cơ quan ngoài Viện.
– Phối hợp các hoạt động với Công Đoàn, Đoàn Thanh niên.

2.2.3. Công tác thi đua, khen thưởng

– Tham mưu cho Viện trưởng trong việc tổ chức thực hiện Luật Thi đua – Khen thưởng và các văn bản hướng dẫn.
– Tham mưu cho lãnh đạo Viện về tiêu chuẩn, tiêu chí, kế hoạch, chương trình các phong trào thi đua.
– Thu nhận và xử lý hồ sơ xét các danh hiệu thi đua, khen thưởng, các ý kiến phản ánh, các đề xuất trong công tác thi đua để phục vụ cho các cuộc họp xét thi đua của Viện.
– Hoàn chỉnh hồ sơ, văn bản để Viện trưởng quyết định khen thưởng hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền công nhận các danh hiệu thi đua và các hình thức khen thưởng cho các tập thể, cá nhân.

2.2.4. Công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế

– Tham mưu ban hành các văn bản của Viện theo chức năng, nhiệm vụ của Phòng gồm: Quy chế, quy định, kế hoạch, công văn, chương trình công tác, thông báo, thông tin triệu tập, hướng dẫn tổ chức các hoạt động.
– Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ theo uỷ quyền của Viện trưởng.
– Y sao các văn bản của Viện ban hành; sao lục các văn bản để phục vụ các hoạt động của Viện.
– Xác nhận chữ ký của viên chức – lao động trong các văn bản được phép.
– Theo dõi, quản lý, vào sổ công văn đến để trình Viện trưởng, chuyển công văn đến các đơn vị chức năng, các cá nhân để thực hiện; theo dõi và báo cáo Ban lãnh đạo Viện tiến độ xử lý văn bản và công việc của các đơn vị.
– Kiểm tra thể thức, tính hợp pháp của công văn đi; trình duyệt, ký, nhân bản đúng số lượng, vào sổ theo dõi và gửi các công văn đi.
– Thực hiện công tác lưu trữ chính xác, khoa học, đầy đủ công văn đi, đến; định kỳ đóng thành tập, đưa vào kho lưu trữ, cất giữ và phục vụ kịp thời, chính xác cho việc khai thác tài liệu.
– Bảo quản, sử dụng con dấu của Viện và các công văn, giấy tờ theo đúng quy định, đảm bảo nguyên tắc chế độ bảo mật của Nhà nước.

2.2.5. Công tác quản lý, cấp phát thư báo và thông tin liên lạc

– Thực hiện việc tiếp nhận, bảo quản và chuyển công văn, tài liệu, thư báo, bưu phẩm, điện tín… đúng địa chỉ, chính xác, kịp thời.
– Làm tốt công tác thông tin, liên lạc từ Viện đến các đơn vị, cá nhân và ngược lại; công tác thông tin liên lạc giữa Viện và các cơ quan, đơn vị ngoài Viện.

2.2.6. Công tác lễ tân khánh tiết

– Đầu mối tổ chức các hoạt động kỷ niệm, sự kiện lớn của Viện; phụ trách lễ nghi, khánh tiết, trang trí cho các hoạt động lớn của Viện.
– Chuẩn bị và thực hiện công tác tiếp khách đến thăm và làm việc với Viện; xây dựng chế độ tiếp khách và tiếp khách phù hợp với từng đối tượng.
– Quản lý tài sản của Phòng được Viện trang bị, tài sản các phòng làm việc của Ban lãnh đạo, các phòng họp, phòng khánh tiết, Hội trường và các trang thiết bị Viện giao cho Phòng quản lý.
– Nhân bản tài liệu, tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, các hoạt động, sự kiện của Viện.

2.2.7. Công tác kế hoạch tài chính

– Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính dài hạn, trung hạn, ngắn hạn phục vụ chiến lược phát triển Viện.
– Lập dự toán, theo dõi việc chấp hành dự toán và quản lý nguồn thu, thanh quyết toán tài chính hàng năm của Viện theo quy định hiện hành.

2.2.8. Công tác tài chính – kế toán

– Thực hiện công tác kế toán theo chế độ kế toán hiện hành và quản lý, theo dõi đầu tư cơ sở vật chất.
– Thực hiện việc tính lương, tiền công, các khoản thù lao khác và quản lý, theo dõi, quyết toán thuế TNCN.
– Thực hiện kiểm soát hồ sơ, chứng từ, theo dõi nguồn kinh phí, thanh toán, rút tiền kinh phí tại kho bạc và quản lý, thực hiện công tác theo dõi đề tài NCKH.
– Thực hiện, theo dõi dự toán các đơn vị, quản lý nguồn thu từ các hoạt động ngắn hạn, hội nghị, hội thảo, tài trợ và công tác kế toán thanh toán tiền mặt, công nợ.
– Thực hiện thu tiền, quản lý các nguồn thu từ hoạt động liên kết trong nước, thu khác, quản lý, in, cấp phát, quyết toán biên lai và công tác kế toán vật tư, tài sản.
– Thực hiện thu tiền, quản lý các nguồn thu từ hoạt động liên kết nước ngoài, thu khác và quản lý, thực hiện nghiệp vụ kế toán quỹ của Viện.

2.2.9. Công tác quản trị cơ sở vật chất, trang thiết bị
– Tổ chức quản lý cơ sở; xây dựng tiêu chuẩn, định mức sử dụng trang thiết bị phục vụ làm việc và giảng dạy theo quy định; quản lý việc vận hành, duy tu, sửa chữa, hệ thống hạ tầng kỹ thuật: Điện, hệ thống cấp thoát nước, điện thoại, hệ thống âm thanh… bảo đảm cho hoạt động của Viện.
– Quản lý và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất và các phương tiện, trang thiết bị được giao.
– Thực hiện công tác quản lý tài sản, hướng dẫn việc kiểm kê tài sản ở đơn vị; tính hao mòn tài sản theo định kỳ; đề xuất thanh lý tài sản theo quy định.

2.2.10. Theo dõi việc thực hiện công tác bảo vệ an ninh, trật tự tại cơ quan, đơn vị.

2.2.11. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban lãnh đạo Viện giao phó.

III. CƠ CẤU TỔ CHỨC, NHÂN SỰ